InformaationhallintaKirjoitelmatTyön tehostaminen

Askel kohti valoisampaa tulevaisuutta?

”IT:ssä” tai jopa vain tietojärjestelmien kehittämisessä on kyse suurinpiirtein yhtä laajasta ja helposti määriteltävästä asiasta kuin teollisuus. Siten tärkeitä asioita on paljon, mutta mistä aloittaa? Yritän rajata kirjoitelman koskemaan lähinnä tietojärjestelmien hankintaa ja tekemistä.  Lue loppuun ja kerro miten mielestäsi onnistuin.


Aloin pohtimaan käymieni keskusteluiden ja saamieni kysymysten pohjalta käsityksiä, jotka liittyvät tietotekniikkan alana. Stereotypioita ja erityisesti sitä, mitä tästä meidän laajasta alastamme tai vaikkapa järjestelmien hankinnasta kannattaisi kenellekin kertoa. Mikä olisi tärkeää ymmärtää esimerkiksi ihmiselle, joka ei välttämättä (vielä) tiedä alasta paljon, mutta jolla voi hyvinkin olla kokemusta ja päätäntävaltaa esimerkiksi yritysten hankinnoissa, projekteissa tai kehittämishankkeissa.

Kun pääsin pohdinnoissani yli varsinaisista stereotypioista, abstrakti ajatusketjuni jatkui jokseenkin seuraavasti. Jospa aloitan siitä mitkä olisivat niitä asioita mitkä pitäisi ymmärtää ja mihin organisaatioissa pitäisi panostaa. Sama kysymys tulee väistämättä vastaan myös mm. oppilaitoksissa, mutta vastaus on turhan laaja. Yritän kerrankin pitää itseni aisoissa ja rajata kirjoitelman koskemaan lähinnä tietojärjestelmien hankintaa ja tekemistä. Täsmensin siis aiheen rajausta seuraavasti. Mikä on se kaikkein tärkein ja siten ensimmäinen asia järjestelmien kehittämisessä tai hankinnassa, joka kaikkien pitäisi ymmärtää ottaa huomioon?

 

Mikä on se kaikkein tärkein ja siten ensimmäinen asia järjestelmien kehittämisessä tai hankinnassa, joka kaikkien pitäisi ymmärtää ottaa huomioon?

 

Kyse ei ilmiselvästi ole ainakaan siitä mikä käyttöjärjestelmä, laite, ohjelma, saatika guru tai organisaatio on ”paras”. Edes tärkeältä kuulostavat asiat kuten, miten järjestelmiä kehitetään, tai mitä kieliä ja menetelmiä käytetään, eivät ole niitä kaikkein tähdellisimpiä kysymyksiä. Ylipäätään kaikkein tärkein ymmärrettävä asia ei liity suoraan mihinkään teknisiin yksityiskohtiin.

Vastaus saattaa kuulostaa sinusta tylsän itsestäänselvältä, mutta valitettavasti se ei kaikissa organisaatioissa tai kaikkien ihmisten mielissä sitä ole. Niille, jotka eivät vielä tiedä, kerron teille salaisuuden. Tietojärjestelmien kehittäminen ei ole muusta kehittämisestä irrallista toimintaa.

 

”Tietojärjestelmien kehittäminen ei ole muusta kehittämisestä irrallista toimintaa.”

 

Toisinaan tulee vastaan ajatus tai asenne tyyliin ”organisaation toiminto X ei ole softaprojekti”. Hyvä huomio, ei olekaan, vaan tietojärjestelmien kehittämisessä ja hankinnassa on kyse varsin yleisesti käytetystä tavasta, jolla voidaan auttaa organisaatiota kehittymään paremmaksi. Se ei välttämättä ole ainoa vaihtoehto ja kysymällä oikeat kysymykset voidaan päätyä myös päätelmään, että uutta tietojärjestelmää ei edes tarvita. Parhaimmillaan voidaan päätyä jopa toteamaan, että edes kaikkia vanhoja järjestelmiä ei enää tarvita.

Kuten kaikessa kehittämisessä, on erityisen tärkeää ymmärtää MIKSI jokin asia tarvitaan tai tehdään. Kun kysymys kysytään riittävän usein päästään siihen, miksi organisaatio on ylipäänsä olemassa ja miten tuota olemassaolon tarkoitusta halutaan tukea mm. kehittämishankkeilla, järjestelmillä ja toimintatavoilla. Itse vastaus vaihtelee tietysti organisaatio- ja tapauskohtaisesti, mutta organisaatioissa haetaan siis – tai ainakin pitäisi ymmärtää tavoitella lisää arvoa. Kyse voi olla siis vaikkapa asiakaskokemuksen tai työilmapiirin parantamisesta, paremmista mahdollisuuksista keskittyä kaikkein arvokkaimpaan tehtävään, kokonaishoitoajan minimoinnista, tai lopputuotteen hinta-laatu suhteen kohottamisesta.

 

”Organisaatioissa pitäisi ymmärtää tavoitella lisää arvoa”

 

Usein tietojärjestelmän kehityshanke käynnistetään jonkin pullonkaulan, ongelman häivyttämiseksi. Tällöin tarkoitus tuntuu ilmiselvältä, mutta jos tilannetta ei tarkastella holistisesti, koko organisaation arvontuoton kannalta, ratkaisuilla saattaa olla haitallisia sivuvaikutuksia. Tyypillinen esimerkki tästä on, että vaikkapa ’hallinto’ tai ’johto’ päättää tehostaa omaa toimintaansa ja sivuvaikutuksena tulee siirtäneensä omia hommiansa niille, jotka tuottavat koko organisaation tehtävän kannalta tärkeintä arvoa.

Toinen tyyppiesimerkki on tilanne, missä yksittäinen henkilö tai osasto tekee työnsä heille tehokkaalla tai ainakin mukavalla, mutta muun organisaation kannalta haitallisella tavalla. Kyseessä voi olla vaikkapa yrityksen kannalta tärkeän informaation kirjaaminen säännönmukaisesti omiin dokumentteihin, powerpointeihin tai johonkin muuhun ”minulle parhaaseen” muotoon. Kun joku muu joutuu sitten myöhemmässä vaiheessa hakemaan tietoja, hahmottamaan mitä informaatiota on missäkin, mikä on oikea versio tiedosta, tekemään analyysejä tai raportteja informaation perusteella, tai mitä tahansa informaation käsittelyä, tuon organisaation saarekkeen ”säästö” kostautuu organisaatiolle korkojen kera.

 

”Lokaali optimi ei välttämättä ole globaali optimi”

 

Kolmas tyyppiesimerkki on, että kun tulee vastaan ongelma, hankitaan juuri siihen ongelmaan vastaava työkalu. Kun tulee seuraava ongelma, hankitaan seuraava työkalu. Seuraavaan ongelmaan taas uusi työkalu. Lopputuloksena ongelmia on enemmän kuin työkaluja, koska työn ja informaation kulkua ei oltu mietitty kokonaisuutena ja erilliset järjestelmät aiheuttavat tiedon pirstaloitumista.

Ylipäätään hyvin usein kyse on nimenomaan informaation kulusta organisaatiossa ja lisäarvon tuottamisesta sen avulla. Tietointensiivisessä ja osaamiskeskeisessä työssä arvoa tuottaa informaation luominen, jalostaminen ja käyttö, ei esimerkiksi dokumenttien etsiminen, siirtely, tai muunnokset muodosta toiseen. Lisää pirstaleisen työn ja tiedon ongelmasta

Kaikenkaikkiaan, matematiikan ja tietojenkäsittelytieteiden optimointiongelmia lainaten, lokaali optimi ei välttämättä ole globaali optimi. Pitää siis olla tarkkana siinä mitä tehostetaan ja etenkin miksi. Aiheeseen liittyvänä vinkkinä Niklas Modigin mainio esitys otsikolla The Efficiency Paradox.


Kerro huolesi, autamme kehityshankkeenne jokaisessa vaiheessa.


Ota yhteyttä, onnistutaan yhdessä