AhjoHukkatyöInformaationhallintaKirjoitelmatTyön tehostaminen

Pirstaleisen työn ja tiedon ongelma

Pirstaleita

Tietointensiivisessä ja osaamiskeskeisessä työssä arvoa tuottaa informaation luominen, jalostaminen ja käyttö, ei dokumenttien etsiminen, siirtely, tai muunnokset muodosta toiseen. Hukkatyötä aiheutuu mm. useiden erillisten ympäristöjen, sovellusten tai dokumenttien käytöstä yksittäisen työtehtävän tekemiseen, sekä työstä irrallisista kommunikointikanavista. Tällöin työtehtävään liittyvä informaatio on pirstoutunutta ja vaikeasti hyödynnettävissä.


Organisaatioihin hankitaan tyypillisesti niiden elinkaaren aikana työkaluja ja järjestelmiä jotta saadaan ratkaistua yksittäisiä, sillä hetkellä esiintyviä ongelmia. Lisäksi ihmisillä on tapana suosia tutuksi tulleita työkaluja ja työtapoja silläkin kustannuksella, että tietoa, usein vieläpä tiedostoja, joudutaan mm. siirtelemään paikasta toiseen organisaation toiminnan ylläpitämiseksi. Ei ole harvinaista, että isossa organisaatiossa on satoja erilaisia järjestelmiä ja työkaluja. Vaikka niitä olisi vähemmänkin, tieto on pirstoutuneena useisiin järjestelmiin ja tiedostoihin.

Lienee sinullekin tuttu tilanne, että jonkin työtehtävän tekemiseen pitää käyttää useita järjestelmiä ja dokumentteja. Löytyykö tarvittavat tiedot, päätökset tai päätösten perusteet tällaisessa ympäristössä helposti? Pystyttekö helposti osoittamaan, mikä on jonkin muutoksen vaikutus? Pystyttekö vastaamaan tällaisella ympäristöllä esimerkiksi Euroopan tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusiin? Onnistuuko tehokas työn yhdessä tekeminen tällaisessa ympäristössä?

 

Karu totuus on, että jos työn tekeminen ja käsiteltävä informaatio on pirstoutunut, aikaa ja henkisiä voimavaroja menee aivan muuhun kuin arvoa tuottavaan työhön

 

Karu totuus on, että jos työn tekeminen ja käsiteltävä informaatio on pirstoutunut, aikaa ja henkisiä voimavaroja menee aivan muuhun kuin arvoa tuottavaan työhön. Pirstaleisen ja hajaantuneen sekä eri muodoissa olevan tiedon kanssa työskentely pakottaa ihmiset käyttämään useampaa eri järjestelmää yksittäisenkin työtehtävän tekemiseen. Tämä johtaa ylenpalttiseen tarpeeseen suorittaa tiedonsiirto-operaatioita ja muuta käsin tehtävää työtä, joka on tehottomuuden lisäksi luonnollisesti myös virhealtista. Hukkatyön lisäksi tiedon eheys ja yhtenäisyys heikkenevät.

Päivittäisessä työssä organisaatiossa on tarve tarkastella ja käsitellä tietoa eri näkökulmista, sekä koostaa tietoa ja luoda tiedon pohjalta tiivistelmiä. On ehdoton kilpailuvaltti, jos nämä voidaan tehdä tehokkaasti ja vaivattomasti. Tämä on kuitenkin hankalaa ilman eheää ja integroitua tietomassaa, sillä hyvin suuri osa hyödyllisestä informaatiosta on tietojen välisissä suhteissa.

 

Tiedon haku ja uudelleenkäyttö on erityisen ongelmallista tällaisessa ympäristössä

 

Tiedon haku ja uudelleenkäyttö on erityisen ongelmallista tällaisessa ympäristössä, sillä yleensä ei ole varmaa tapaa selvittää, onko jokin tarvittava tiedon palanen jo olemassa vai ei. Niinpä tieto voi olla toisteista ja voi olla vaikea sanoa, mikä versio tiedosta on oikea. Organisaatioissa on tiedon haun lisäksi tarve myös muille toiminnallisuuksille jotka eivät kuulu luonnostaan mihinkään olemassaolevaan järjestelmään. Esimerkiksi kommunikointi kaiken kohdealueen tiedon ja näkymien yhteydessä, työn tulosten katselmointi, raportointi sekä analysointi uusista näkökulmista, tai jokin muu aivan uudenlainen tiedonkäsittelyn tarve luo helposti tilanteen, mitä ei voida helposti ratkaista minkään yksittäisen olemassa olevan järjestelmän piirissä.

Myös yhteistyö eri tahojen välillä on tehotonta, koska ei ole tehokasta tapaa kommunikoida työn yhteydessä ja esimerkiksi selvittää mitkä asiat ovat milläkin hetkellä työn alla. Suuri osa työhön liittyvästä kommunikaatiosta on hajaantunut varsinaisen työn asiayhteyden ulkopuolelle ja on tyypillisesti vapaamuotoista. Kommunikointi tapahtuu usein sähköpostin välityksellä tai vapaissa tilaisuuksissa, tietoa lähetetään kopioiduissa dokumenteissa, eikä tiedon elinkaaren aikana tapahtuneita päätöksiä tai kehityspolkua pystytä enää selvittämään.

 

Arvoa tuottaa informaation luominen, jalostaminen ja käyttö

 

Monia mainituista ongelmista yritetään ratkaista organisaatioissa mm. uusilla järjestelmien päälle tai väliin rakennettavilla, usein hyvin raskaillakin mekanismeilla. Useissa tapauksissa kyse on kuitenkin työtehtävän kannalta varsin yksinkertaisista käyttötapauksista ja informaatiosta, jotka voitaisiin aivan hyvin koota yhdeksi integroiduksi, työtä ja yhteistyötä tukevaksi ympäristöksi, missä informaatio on ehyttä, koko ajan kaikkien saatavilla. Tämän jälkeen voi keskittyä arvoa tuottavan työn tekemiseen, yhdessä. Organisaation toiminta tehostuu, tiedonkäsittelyn laatu paranee, ja aikaa, rahaa ja henkisiä voimavaroja säästyy.


Tällaisen järjestelmän ei tarvitse olla kerralla tehtävä megalomaaninen monoliitti. Cometan Ahjolla ongelma aluetta voidaan lähestyä pala kerrallaan, ketterästi työssä käytettäviä näkymiä ja informaatiosisältöä integroiden. Kerromme mielellämme lisää siitä miten voimme auttaa teitä tämänkin ongelmavyyhdin ratkaisemisessa.


Ota yhteyttä, onnistutaan yhdessä

One thought on “Pirstaleisen työn ja tiedon ongelma

Comments are closed.