Mitä ovat synkroninen ja asynkroninen kommunikointi?

Kun halutaan tehdä etä- tai hybridityötä, pitää organisaatiossa sopia ja mahdollistaa erilaiset kommunikoinnin tavat ja välineet eri tilanteisiin. Termit synkroninen ja asynkroninen kommunikointi tulevat usein vastaan tässä yhteydessä. Tämä artikkeli kertoo mitä ne ovat ja mitä merkitystä sillä on yhteistyön kannalta.

Toimiva kommunikointi on toimivan yhteistyön perusedellytys. Jos ihmiset eivät ole missään vuorovaikutuksessa keskenään, he eivät myöskään voi toimia yhdessä, kohti yhteistä päämäärää.

Edelleen ihmiset kommunikoivat mieluiten kasvokkain, reaaliaikaisesti, synkronisesti. Taustalla ovat pitkälti tottumukset sekä syvään juurtunut usko, että kyseessä on aina paras tapa toimia. Tällöin kuitenkin unohdetaan, että eri tilanteissa tarvitaan erilaisia kommunikointitapoja ja välineitä.

Kommunikointitavat voidaan jakaa karkeasti synkronisiin ja asynkronisiin.

Termit viittaavat siis tapaan, jolla kaksi tai useampi osapuolta kommunikoivat keskenään tai toimivat yhdessä. Termejä on käytetty erityisesti teknisten laitteiden välisessä kommunikoinnissa, mutta etä- ja hybridityön yleistyessä niitä käytetään koko ajan enemmän myös ihmisten välisten kommunikointitapojen kuvaamiseen. Tässä artikkelissa keskitytään ihmisten väliseen kommunikointiin.

Avaan tässä artikkelissa termien merkityksen, niihin liittyvät ominaisuudet sekä hyvät ja huonot puolet. Viittaan myös mahdollisiin käyttökohteisiin ja annan suuntaviivoja tilanteesta riippuvaan kommunikointitavan valintaan.

Synkroninen, eli samanaikainen

Synkroninen termin alkuperä on kreikkalainen sana ”sýnchronos”. Siinä sýn tarkoittaa yhdessä ja chronos aikaa. Eli vapaasti suomennettuna ”yhtä aikaa oleva”. Käytännössä synkronisuus viittaa joko samanaikaisuuteen tai samanlaiseen jaksollisuuteen.

Samanlainen jaksollisuus tarkoittaa, että toimijat tahdistuvat (”synkronoituvat”) tavalla tai toisella toisiinsa. Siihen tarvittava signalointi on ihmisillä usein sanatonta ja tiedostamatonta. Esimerkkinä vaikkapa paritanssi, naisvoimistelijaryhmä, tai pitkään yhdessä työskennelleet muurari ja hänen apulaisensa taloa muuratessaan.

Yleisempänä esimerkkinä kommunikoinnin synkronisuudesta on keskustelu, missä yksi kysyy jotain ja toinen reagoi siihen heti. Kun tällainen käyttäytyminen oletetaan ja halutaan varmistua siitä, että vastaus todellakin saadaan, kysyjä jää odottamaan vastausta.

Otetaan esimerkkinä tilanne missä Pertsa ja Lissu istuvat pöydässä nenäkkäin. Pertsa kysyy vakavasti, että “mennäänkö naimisiin”, tuijottaa Lissua intensiivisesti silmiin ja jää odottamaan vastausta. Jos mitään reaktiota ei kuulu tai näy, Pertsa kysyy uudestaan.

Synkronisen kommunikoinnin muotoja ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa ovat esimerkiksi erilaiset tilanteet missä toimitaan yhdessä kasvokkain, puhelut, videopuhelut sekä kaikki kokoukset ja palsut – ovat ne sitten fyysisesti samassa paikassa tai etänä.

Asynkroninen, eli eriaikainen

Asynkroninen tarkoittaa ’ei synkronista’ eli ’ei samanaikaista’, siis eriaikaista. Esimerkkinä asynkronisesta kommunikoinnista hieman hämäläisempi versio kosinnasta.

Pertsa kirjoittaa Lissulle ihan perinteisen kirjeen. Hän kysyy siinä, että “mentäiskö naimisiin”. Pertsa lähettää kirjeen, mutta hänellä ei ole varmuutta kirjeen perille menosta, saatikka vastauksen saamisesta. Pertsa ei kuitenkaan jää odottelemaan vastausta. Hän jatkaa muiden asioiden tekemistä ja jonain kauniina päivänä Lissulta saattaa tulla vastaus, tai sitten ei.

Muita asynkronisen kommunikoinnin muotoja ihmisten välillä ovat vaikkapa pulloposti, sähke, puhelinvastaajaan jätetty viesti tai ilmoituksen jättäminen lehden treffipalstalle.

Myös asioiden ylös kirjaaminen, tietoturvapoikkeamien kirjallinen raportointi tai ratkaisujen dokumentointi on asynkronista kommunikointia. Kysehän on selvästi kommunikoinnista ajan yli – joskus jopa itselle. Helposti mieleen tuleva esimerkki on suunnitteluratkaisun ja sen perusteiden kuvaaminen tänään ja niiden tulkinta vuoden päästä kun halutaan muokata tai kehittää jotakin kohtaa ratkaisussa.

Synkronisen kommunikoinnin hyvät, pahat ja rumat puolet

Ihmiset aistivat koko ajan ympäristöään. Kasvokkain tai lähekkäin toimiessa ihmiset kiinnittävät huomiota toisten toimintaan ja viesteihin. Ihmiset myös lähettävät erilaisia signaaleja ja reagoivat toisten viesteihin koko ajan, tahtoen tai tahtomattaan. Eli kun ihmiset toimivat lähekkäin, niin he viestivät aina jossain määrin synkronisesti.

Ihmiset ovat niin tottuneita tähän moodiin, että sitä pidetään yleisesti oletuksena kaikessa kommunikoinnissa. Etenkin kun joku asia halutaan perustellusti tai perusteettomasti ”hoitaa nopeasti”.

Synkronisen kommunikoinnin ymmärrettävin ominaisuus onkin nopeus, joka on sekä etu että haitta.

Se on etu esimerkiksi seuraavanlaisissa tilanteissa:

• Kun on hälytys- tai hätätilanne.
• Kun pitää saada henkilöiltä nopeasti vastauksia
• Kun halutaan päätyä suhteellisen yksinkertaisessa asiassa nopeasti lopputulokseen
• Kun halutaan todeta huolellisesti valmisteltu asia tai päätös yhdessä ja sitoutua siihen ryhmänä
• Myös sosiaaliset suhteet, ryhmäytyminen ja alustava luottamus rakentuvat reaaliaikaisessa kommunikoinnissa luontevasti ja nopeasti, etenkin kasvokkain.

Etenkin viimeisessä kohdassa vaikuttaa myös se, että synkroninen kommunikointi, varsinkin kasvokkain, mielletään ”inhimilliseksi”. Ihmiset viestivät muutenkin kuin vain sanoilla, heillä on tunteet, ja heihin voi tuntea yhteyttä.

Toisaalta, kun priorisoidaan kommunikoinnin nopeutta, niin muut asiat ovat toissijaisia.

Toimiakseen reaaliaikainen kommunikointi vaatii reagointia. Tulee helposti ajatus, että pitää olla koko ajan yhteydessä ja saatavilla. Muuten voi jäädä paitsi ”tärkeistä keskusteluista”. Niinpä osa pitää kaikki reaaliaikaiset kanavat aina auki, jopa työhön liittymättömät.

Jos reagoit jatkuvasti tuleviin viesteihin ja notifikaatioihin tai keskeytät työn alla olevan tehtävän päivän kuudennen palsun vuoksi, vahingoitat paitsi tuottavuutta myös omaa hyvinvointiasi. Jatkuva reagointi on kuormittavaa ja stressaavaa.

Nämä ja muut työn alla olevaan tehtävään liittymättömät häiriöt aiheuttavat jatkuvaa kontekstin vaihtoa. Ne syövät tehokkaasti mahdollisuuden keskittyä tärkeisiin asioihin tai mihinkään syvää keskittymistä vaativaan työhön.

Muita ongelmia synkronisessa kommunikoinnissa ovat mm:

• Kommunikointi on sidottu tiettyyn aikaan.
• Jos ei ole paikalla oikeaan aikaan, ei ole osana päätöksentekoa, eikä tiedä mitä tapahtuu tai on päätetty.
• Kuka muistaa,mitä ollaan puhuttu tai päätetty jos asioita ei kirjata ylös.
• Äänekkäimpien valta. Vain äänekkäimpien ja ulospäin suuntautuneimpien näkemykset tulevat esille.
• Nopeassa kommunikoinnissa ajattelulle ei jää paljon aikaa. Osa ei siten pysty osallistumaan keskusteluun. Osa taas puhuu perusteettomasti ja suodattamatta mitä sattuu.

Lopuksi, kun ihmiset eivät ehdi muuten tekemään niitä oikeita töitä, niin palsussa multitaskaillaan. Se vähentää tilaisuuden merkitystä sekä aiheuttaa sen, että lopulta koko palsu koetaan turhaksi.

Asynkronisen kommunikoinnin kultajyvät ja hukkakaura

Kun ihmiset työskentelevät saman asian parissa samaan aikaan, asiasta keskustelu reaaliaikaisesti on paitsi hyväksyttävää, useimmiten myös suotavaa. Jos he työskentelevät eri asian parissa, esitetyt kommentit ja kysymykset eivät todennäköisesti liity juuri sillä hetkellä vastaajan työn alla olevaan tehtävään ja jos kysyjä vaatii reagointia hihasta nykien, työ katkeaa.

Kun kommunikointi on asynkronista, tämä muuttuu. Kysyjä voi keskittyä omaan työhönsä ja kun hänellä tulee kysymys mieleen, hän kirjaa sen ylös työn yhteyteen, muiden asian kanssa toisinaan painivien nähtäville. Jos kyse ei ollut oikeasti kiireellisestä asiasta, kysyjä saa asian pois mielestään. Vastaaja voi myös keskittyä omaan työn alla olevaan tehtäväänsä ja kun hänellä on sopiva hetki tai kun hän työstää kysyjän kanssa samaa asiaa, hän voi käydä antamassa panoksensa. Molemmat voivat keskittyä paremmin työhönsä, ovat tuottavampia ja vähemmän kuormittuneita.

Asynkronisen kommunikoinnin parhaita puolia onkin oman toiminnan ja ajan parempi hallinta.

Kommunikointi on joustavaa. Se ei ole sidottu tiettyyn aikaan eikä vaadi välitöntä reagointia, joten se ei häiritse tekemistä. Kun pitää saada jokin tärkeä asia tehtyä, niin voidaan keskittyä siihen. Kun mieleen tulee jokin kysymys, idea tai käsillä olevaan työhön liittymätön ajatus, kirjataan se ylös. Voidaan kerätä myös pitkän ajan kuluessa yhdessä aineistoa, kartoittaa mahdollisuuksia, jne. läpinäkyvästi tulevan toiminnan pohjaksi.

Muita asynkronisen  kommunikoinnin positiivisia puolia ovat mm:

• Asiat on kirjattu ylös ja löydettävissä pitkänkin ajan kuluttua.
• Vaikka ei ole paikalla tiettyyn aikaan, voi olla mukana päätöksenteossa ja tietää mitä tapahtuu tai on päätetty.
• Omaa tai muiden työtä on helppo jatkaa, kun tilannekuva on selvillä.
• Toiminta on läpinäkyvämpää.
• Ajattelulle, vastausten ja vaihtoehtojen rakentamiselle jää aikaa.
• Kompleksisten asioiden käsittely ja kehittely saa tarvitsemansa ajan
• Kaikki pystyvät osallistumaan paremmin asian käsittelyyn.
• Perustellut ja harkitut kommentit ja vaihtoehdot saavat jalansijaa.
• Kommunikointi on yleensä perustellumpaa ja mietitympää.
• Hajautetun (esim eri aikavyöhykkeet) organisaation toiminta on yksinkertaisempaa.
• Mahdollistaa ajasta riippumattoman työn.

Asynkronisen kommunikoinnin huonoina puolina ovat mm:

• Vastauksia, kommentteja tai päätöksiä ei saada heti
• Jos niitä ei saada heti, niin saadaanko niitä koskaan?
• Jos niitä ei saada koskaan, viestinkö tyhjiöön?
• Työn oheinen kommunikointi (esim kahvihuoneessa tai lounaalla) jää todennäköisesti vähemmäksi.
• Jos kommunikoidaan vain asynkronisesti, niin suhteiden ja luottamuksen rakentuminen on hankalampaa.
• Äänenpainot, ilmeet, ja muu sanaton viestintä jää pois.
• Etenkin tekstuaalisessa (lyhyessä) viestinnässä on väärinymmärryksen vaara.

Lopuksi varoituksen sana. Kannattaa miettiä vakavasti, onko asynkroninen kommunikointitapa sopiva, kun tilanteeseen liittyy tunteita. On aika selvää, että esimerkiksi irtisanomisia, suorituskykyarviointeja tai ikäviä henkilökohtaisia työasioita ei kannata hoitaa tekstiviestillä, vaan kasvokkain.

Onko se tosiaan noin mustavalkoista?

Voidaanko siis kaikki kommunikoinnin muodot ja välineet jakaa yksikäsitteisesti synkronisiin ja asynkronisiin?

Teknisesti voidaan kyllä sanoa, että mikäli kommunikointi ei ole synkronista, se on asynkronista. Niinhän nämä termit on määritelty.

Ihmiset eivät kuitenkaan ole koneita vaan melko sumeita toimijoita. Ihmisten välisessä kommunikoinnissa on paljon harmaan sävyjä. Lisäksi voidaan kysyä, että kuinka samanaikainen lasketaan samanaikaiseksi.

Ajatellaan vaikkapa sähköpostia. Mikään ei sinällään pakota ihmisiä avaamaan tullutta sähköpostia heti tai vastaamaan siihen välittömästi. Teknisesti se ei ole synkronisen kommunikoinnin väline.

Pitkään osa ihmisistä kuitenkin oletti, että sähköpostiin saa aina vastauksen nopeasti. Siten myös monilla oli sähköpostiohjelman notifikaatiot aina päällä. Aina kun kone sanoi ”ping”, niin käytiin reagoimassa posteihin.

Jos yhteisiä käytäntöjä ei ole sovittu, ihmiset tekevät oletuksia. Tiettyä kommunikoinnin välinettä käytettäessä oletetaan toisten käyttäytyvän tietyn mallin mukaan. Mitä reaaliaikaisemmaksi kommunikointitapa mielletään, sitä nopeammin ihmisten oletetaan vastaavan välitettyyn viestiin.

Oletukset voivat olla riippuvaisia mm. organisaatiosta, tilanteesta ja kuttuurista. Joissakin organisaatioissa ja kulttuureissa odotetaan sähköposteihinkin edelleen nopeaa vastausta. Suurin osa kuitenkin ymmärtää, että sähköposti on asynkronisen kommunikoinnin muoto. Notifikaatiot voidaan laittaa pois päältä ja sähköpostit voi käydä läpi vaikka kerran päivässä. Tällöin ne eivät häiritse muuta työn tekoa.

Tilanteesta ja sovituista käytännöistä riippuen tietylle kommunikointitavalle voi silti olettaa jonkinlaisen vasteajan. Tyypillisesti suureen osaan sähköpostiviesteistä saa vastauksen parin päivän sisällä. Tilauksen sähköpostivahvistusta taas odotetaan saapuvaksi välittömästi.

Toisaalta esimerkiksi tekstipohjaisessa “chattailyssa” tai pikaviestimiä käytettäessä vastauksen oletetaan yleensä tulevan nopeasti. Ihmiset mieltävätkin nämä enemmän synkronisen kuin asynkronisen kommunikoinnin muodoiksi. Kuitenkaan kommunikoinnin väline itsessään ei vaadi tässäkään tapauksessa välitöntä reagointia. Ne notifikaatiothan saa yleensä pois myös näistä sovelluksista.

Ajatuksia kommunikointitavan ja välineen valintaan

Koska ihmisten välisessä kommunikoinnissa on harmaan sävyjä, myös kommunikointitapoja on järkevää ajatella mustavalkoisen ’joko tai’ -ajattelun sijaan akselina, missä toisessa päässä on reaaliaikaisemmat ja toisessa päässä aikariippumattomammat tavat. Eri välineet sopivat sitten tälle akselille tiettyihin käyttötarkoituksiin.

Esimerkiksi viestinnän kiireellisyys ohjaa valitsemaan reaaliaikaisempia tapoja. Jos on kyse vaikkapa aiemmin mainitusta hätäkommunikoinnista, kaikkien asianosaisten pitää saada tieto välittömästi ja usein pitää vielä varmistaa, että asiaan reagoidaan heti. Tällöin tarvitaan yksi tai useampi synkroninen kommunikointitapa. Jos toimistossa on tulipalo, palohälyttimet huutavat, kaikille työntekijöille lähtee hätäkanavalla viesti ja turvallisuudesta vastaava henkilö varmistaa, että kaikki oikeasti poistuvat rakennuksesta.

Toisaalta huomataan, että aika moneen asiaan ei tarvitakaan jatkuvaa nopeaa reagointia (eikä jatkuvia notifikaatioita). Jokaisesta pikkuasiasta ei tarvitse kutsua palsua kokoon. Kaverin työtä ei tarvitse häiritä heti kun itsellä on jokin ongelma, johon vastaus löytyy hakukoneella. Ei ole ihan pakko pörrätä ympäri toimistoa kertomassa kaikille, että tuli mieleen hurja idea jonnekin tulevaisuuteen.

Kommunikointitapojen tai välineiden valintaan vaikuttaa tietenkin myös muut asiat, kuten ollaanko samassa vai eri paikassa, minkälainen työ tai vuorovaitustustilanne on kyseessä, tiedon luottamuksellisuus, tietoturvallisuus, viestin perillemenon tärkeys, organisaation toimintakulttuuri, jne.

Pitää myös muistaa, että erilaiset kommunikointitavat sopivat eri ihmisille. Yksi pystyy jäsentämään ajatuksiaan paremmin kirjoittaen tai piirtäen, toiselle taas jo sähköpostin kirjoittaminen on tuskallinen kokemus.

Oleellista on kuitenkin ymmärtää, että yksi kommunikointitapa tai väline ei toimi kaikissa tilanteissa. Eri tilanteisiin ja käyttötapauksiin pitää valita eri tavat ja välineet. Organisaatioissa nämä valinnat kannattaa tehdä ennalta, koska muuten jokainen tekee omat valintansa lennosta ja tuloksena on sujuvan yhteistyön sijasta kaaosta ja turhautumista.

PS. Tämän artikkelin kosintasadulla on tietenkin onnellinen loppu. Vuosikymmenten päästä eläköityneet Pertsa ja Lissu löytävät alkuperäisen kosintakirjeen. He alkavat taas lähetellä toisilleen kirjeitä, kuten nuoruudessaan. Kyllä kirjeelläkin voi välittää tunteita.

---

Me muuten tehdään yhteistyöjärjestelmiä, mihin voidaan valita teidän tarpeisiin sopivat synkronisen ja asynkronisen kommunikoinnin mahdollistavat ominaisuudet. Varaillaanko aika juttutuokiolle?

OTA YHTEYTTÄ, ONNISTUTAAN YHDESSÄ