Nuija - taustakuva

Perusohjeet siihen, ettei hihna hirtä kiinni kokouksissa

Olemme tottuneet kokouksiin, jossa heikot käytännöt ja tekniikan pettäminen vievät paljon aikaa. Palaa se hermo vähemmästäkin. Mutta asian ei tarvitsisi olla niin. Tämän artikkelin perusohjeilla saat kokouksistasi edes hieman kitkattomampia ja mutkattomampia.

Edessäsi on kahdeksas muodollinen kokous tällä viikolla. Kokous on tärkeä ja mietit läppäriä aukaistessa, että onkohan kaikki kunnossa. Kuulostaako tutulta?

Et ole ainoa. Koronaeristyksen aikana erilaiset etäpalsuilun muodot valtasivat päivämme. Samalla myös muodollisten, eli kansankielellä virallisten, kokousten käytännöt muuttuivat – pysyvästi.

Valitettavasti monessa paikassa ollaan niin tottuneita jotenkuten toimiviin kokouskäytäntöihin ja tekniikkaan, ettei parempaa osata oikein edes vaatia.

Parhaimmillaankin tekniikan kanssa on jotain ongelmia, kokouskäytännöt vaihtelevat suuresti ja aikaa menee irrallisten järjestelmien ja erilaisten viritelmien kanssa säätämiseen.

Pahimmillaan kokoukset joudutaan keskeyttämään ja pitämään uudestaan kasvokkain, kun äänestykset eivät etänä onnistu tai on tullut käsittelyvirhe, mistä on valitettu.

Ja kaikkia ottaa pannuun.

Kokoukset voivat olla myös kitkattomia

Turhautuminen on luonnollista.

Vaikka muodollisten kokousten pitäminen ei ole ainoa päätöksenteon muoto, ne ovat monissa organisaatioissa tarpeellisia. Päättäjien työ on tehdä päätöksiä ja hyvin toimiva kokous on tehokas ja reilu tapa käydä asiat läpi.

Jos käytännöt tai tekniikka eivät pelaa, päätöksenteko muuttuu tuskien taipaleeksi.

Kyllä sitä ihminen hermostuu vähemmästäkin.

Kaikkein ikävintä tässä on se, että monet ovat tottuneita tilanteeseen. Ajatellaan, että ”tämä nyt on tällaista”. Niin ei kuitenkaan tarvitse olla.

Näillä neljällä perusohjeella varmistat, että hihnasi ei hirtä kiinni kokouksissa:

  1. Varmista, että kokous voidaan järjestää hybridinä.
  2. Ajattele ihmisten ajankäyttöä. Mene vastaanottajan housuihin.
  3. Testaa yhteydet, kamera ja ääni – etukäteen.
  4. Hommatkaa kaikille langalliset sankamikit.

Uusi monimuotoinen normaali

Tämä artikkelin julkaisuhetkellä koronaeristykset ovat ainakin toistaiseksi ohi ja olemme siirtymässä uuteen normaaliin. Emme siis siihen vanhaan, missä kaikki pyrittiin hoitamaan aina kasvokkain.

Ihmiset ovat tottuneet tekemään töitä paikkariippumattomasti. Monessa työssä näköpiirissä on myös aiempaa suurempi aikariippumattomuus. Etä- ja hybridityön edut ymmärretään aiempaa paremmin. Kokousmatkoihin ja odotteluihin kuluva aika ja energia on pois kaikesta muusta.

Olisi harhaista tuudittautua siihen ajatukseen, että palaamme aiempaan käytäntöön, jossa kaikki ovat aina fyysisesti läsnä. Se ei ole fiksua ajankäyttöä eikä edes kustannustehokasta. Perhettäkin olisi joskus mukava nähdä – ja on se Lapin reissukin tulossa…

Tuskin ne kokoushuoneet tyystin autioituvat. Mutta etä- tai hybridikokouksiin pitää olla aina mahdollisuus, jotta ihmiset edelleen haluavat olla mukana päätöksenteossa.

Samalla pitää huolehtia, että kaikilla kokoukseen osallistujilla on tasaveroiset mahdollisuudet osallistua riippumatta siitä, osallistutaanko paikan päällä tai etänä.

Siksi kannattaa miettiä homma kerralla kuntoon. Silloin kokoukset ovat mahdollisimman kitkattomia ja reiluja osallistumistavasta riippumatta.

Varautukaa siis aina hybridikokoukseen.

Mihin sinä haluat käyttää aikasi?

Aika moni ruuhkavuosia elävä arvottaa oman aikansa käytön eri tavalla kuin aiemmat sukupolvet.

Kun vaakakupissa ovat lapsen harrastuksissa mukana oleminen tai pitkäksi ja tehottomaksi mielletty kokous, lapsen harrastukset menevät usein edelle. Ja hyvä niin.

Kokouksen järjestäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa, että kokouksista pitää tehdä niin aikaansaavia, tehokkaita ja sujuvia kuin mahdollista.

Raamit onnistumiselle muodostaa tietenkin hyvissä ajoin lähetetyt kutsut, esityslista sekä kokouksen jälkeen tehty selkeä pöytäkirja. Kutsusta selviää ajan ja paikan lisäksi kokouksen tarkoitus, ja kutsu lähetetään kaikille niille ja vain niille, jotka kokoukseen kuuluvat. Esityslista on selkeä ja osallistujille on hyvissä ajoin saatavilla myös valmistautumiseen tarvittava materiaali. Hyvä pöytäkirja tai kokousmuistio dokumentoi kokouksen päätökset ja muun tärkeän sisällön selkeästi.

Kokouskäytännöt vaikuttavat paljon itse kokouksen kulkuun. Miettikää ne huolellisesti ja käy ne kaikkien osallistujien kanssa läpi etukäteen. Määrittäkää, kuinka esimerkiksi nimenhuudot, jääväykset, puheenvuoropyynnöt, kannatuskyselyt ja äänestykset hoidetaan. Samalla kun mietitään sujuvuutta, pitää varmistaa myös, että toiminta on reilua. Esimerkiksi, että kaikki puheenvuoron pyytäneet saavat puheenvuoron ja ne jaetaan siinä järjestyksessä kuin ne on pyydetty.

Ei ole ok, jos kesken etänä järjestettävään kokouksen joutuu ajelemaan paikan päälle äänestämään henkilövaalissa.

Kokouksen osallistujana voit edistää kokouksen sujuvuutta valmistautumalla siihen hyvin, pysymällä asiassa ja opettelemalla ennen kokousta käytännöt ja käytettävän kokousjärjestelmän. Hyvä käytös ja rakentava asenne vaikuttavat positiivisesti kokouksen ilmapiiriin, millä on suora vaikutus osallistujien väliseen vuorovaikutukseen ja siten tulosten syntymiseen.

Emme toki usko, että kukaan haluaisi ehdoin tahdoin tuhlata toisten kallista aikaa ja energiaa. Pysähdy kuitenkin välillä pohtimaan, mihin kokousten aika menee ja voiko jokin oma toiminta aiheuttaa häiriötä kokouksen kulkuun tai muille kokoukseen osallistujille. Kannattaa hypätä välillä vastaanottajan housuihin.

Kun kaikki osallistujat kokevat ajankäytön mielekkääksi ja merkitykselliseksi, he sitoutuvat kokouksiin ja tekemään heille kuuluvaa työtä – eli päätöksiä.

Tekniikan tehtävä on tukea kokouksia, ei päinvastoin

Kuinka usein kokouksenne alkavat erilaisella säätämisellä? Miten usein kokous on alkanut myöhässä, kun Peralla on teknisiä ongelmia – jälleen kerran? Jore taas saa kyllä mikin pois päältä, mutta ei takaisin päälle. Tare onnistuu näppäämään vaistomaisesti aina mikrofonin päälle, vaikka se mykistettäisiin taustalta kuuluvan poravasaran vuoksi.

Vaikka elimme pakotetussa etäajassa hyvän tovin, tekniikka tuottaa edelleen yllättävän monille harmaita hiuksia. Sen aiheuttamat ongelmat myös kertautuvat helposti.

Jos kymmenen hengen kokouksessa on 15 minuuttia häiriöitä, se tarkoittaa 150 minuuttia eli kaksi ja puoli tuntia hukattua aikaa.

Jokainen voi vaikuttaa kokousten sujuvuuteen. Testaa, että yhteydet, kuva ja ääni toimivat ja että osaat käyttää valittua järjestelmää – hyvissä ajoin ennen kokousta, vaikkapa yhden kollegan kanssa.

Kuva on tärkeä, mutta ilman sitä voi elää. Kaikkein tärkein on ääni. Jos se tökkii, niin sitten tökkii kaikki. Esimerkiksi mikrofoneissa kiertävä viheltävä ja voimistuva ääni on pahimmillaan terveysriski osallistujille.

Käytä valmistautumiseen hetki, niin säästät kaikkien muiden aikaa ja hermoja. Samalla annat itsestäsi ammattimaisen kuvan.

Hanki sankamikit – kaikille

Koska ääni on paikkariippumattomissa kokouksissa tärkein, siihen kannattaa vähän satsata. Harvalla on käytössään high-end tason studiota, mikrofonia ja kameraa. Mutta paljon edullisemminkin homman saa toimimaan.

Yksinkertaisin, suhteellisen edullinen ja yleensä toimivin ratkaisu on langallinen USB -sankamikki, jossa on myös kuulokkeet.

Sankamikrofoni on lähellä suuta, joten se ei poimi herkästi ympäristön ääniä. Edullinenkin sankamikki on äänenlaadultaan parempi kuin kannettavan oma mikrofoni tai kuulokkeisiin integroidut mikrofonit.

Langallisissa mikeissä mahdollisuus erilaisiin häiriöihin on pienempi kuin esimerkiksi Bluetooth-kuulokkeilla. Sen lisäksi ne ovat helppokäyttöisempiä.

Omaa keskittymistä voi parantaa valitsemalla suljetut kuulokkeet. Ne eristävät oman ympäristön häiriöitä jopa ilman vastameluominaisuuksia. Samalla varmistut, että kokouksella ei ole ulkopuolisia korvia.

Jos mahdollista, niin kannattaa käydä kaupassa kokeilemassa, mikä istuu omaan päähän parhaiten.

Hommatkaa sankamikit kaikille. Jos yhdistyksenne hallitus tai lautakuntanne kokoontuvat säännöllisesti, kustannus koko porukalle on varsin pieni saavutettuun hyötyyn nähden.

Älä anna tottumukselle periksi!

Varsinkin asiantuntijoiden ja päättäjien päivistä suuri osa kuluu nykyisin erilaisissa kokouksissa. Vaikka tässä artikkelissa kerrotut vinkit voivat tuntua pieniltä ja itsestään selviltä, voi niillä olla suuri merkitys sujuvuudelle.

Kukapa meistä ei tykkäisi ajatuksesta, että kokouspäivien jälkeen voisi istahtaa kahvikupin ääreen ja todeta: olipa mukavaa, kun kokoukset menivät kitkattomasti ja joutuisasti. Pystyimme keskittymään työhömme ja saimme paljon aikaiseksi.

Tämä ei ole utopiaa, vaan täysin mahdollista. Älä anna periksi!

Jos aihe kiinnostaa tai haluat tietää miten temppu tehdään, niin otetaan alkuun vaikka pieni juttutuokio.

OTA YHTEYTTÄ, ONNISTUTAAN YHDESSÄ

Jari Peltonen
Jari Peltonen
Articles: 10